ねらいを合わせて人に伝えるビジネス文章の書き方

【まとめ】 ねらいを合わせて人に伝えるビジネス文章の書き方

最初にまとめです。

はじめに

人に伝わる文章を書くために、まず考えることから始めて、ねらいを合わせていきましょう。
ねらいを合わせずに漫然と書いても相手には伝わりません。
相手に伝えるためには、自分の目的は何か、必要性があるか、読み手は誰か、相手に求める行動は何か、これら4つの目標を具体化します。
4つの目標が具体化したら、それらに合うように文章の主題とキーワードを選びます。

自分の目的を明確にする

自分の目的を明確にし、あなたは文章を書くことで何を達成する必要があるのか具体化しましょう。

依頼されて書く場合なら依頼者に確認します。
自分の目的が分かっていないと、『そもそもあなたはどうしたいの？』という初歩的な問いを後で受けることになります。

必要性があるのか調査する

必要性があるのか調査し、何の問題を解決するために文章を書くのか具体化しましょう。

依頼されて書く場合でも必要性を把握しておいた方がよいでしょう。
この記事のようにweb向けならキーワードの検索件数、トレンドから必要性を調べることができます。

読み手を想定する

読み手を想定し、どのような情報・視点を持った人が文章を読むのか具体化しましょう。

相手が持っている情報と視点によって文章の書き方を変える必要があります。
例えば相手が新人なのか、ベテランなのか、または一般社員なのか経営者なのか等です。

相手に求める行動

相手に求める行動を考え、自分の目的に一致する相手の行動は何かを具体化しましょう。

ビジネス文章は相手に行動して貰うために書きます。
依頼する文章なら何をして貰うのか明確に書かないといけませんし、販促なら相手を誘導するように書かないといけません。

主題を決める

主題を決めて、後の作業が目標からぶれないようにしましょう。

後の作業には情報収集、文章の構成決め、執筆、編集等があります。
これらの作業を行う際に余計な事を行っているといくら時間があっても足りません。
加えて、余計な事でも作業を行ってしまうと文章に入れたくなってしまいます。
そんなことにならないように、作業前に主題を決めてそれ以外の内容には関わらないようにしましょう。

キーワードを決める

キーワードを決めて、主題の具体的な論点を固め、以降の作業を進めていきましょう。

キーワードは文章の論点となります。
キーワードを決めておくと論点に関わらない情報を集めずに済むため、情報収集も効率よく行えます。
余計な情報を減らせるので、ねらいがぶれることも減らせます。

おわりに

以上がねらいを合わせて人に伝えるビジネス文章の書き方です。
目標として、自分の目的、必要性、読み手、相手に求める行動を決めます。
そして、その後の作業がぶれないように文章の主題とキーワードを選びます。

参考文献

以下が参考にした文献です。
例文も豊富に書いていますので、ぜひご覧ください。

小笠原信之：伝わる！文章力が身につく本(初版3刷), 高橋書店(2011)
別所栄吾：ロジカルな文章の書き方超入門 (初版1刷), ディスカヴァー・トゥエンティワン(2021)