図で説明することの必要性

この記事では図で説明することの必要性について説明をします。
テンプレート化された繰り返し作業以外では説明を行う機会があると思いますので、その時に相手に理解して貰うためのテクニックです。

最初にまとめです。

人は説明されたことを理解しようとするとき、まずインプットされる説明を分割し、分割したものの意味を一つずつ解釈していき、その後、それらを整理して全体像を構築します。

そのため、細かく分割する必要がある場合は、解釈作業の数が増え、加えて多数の解釈結果を整理する必要があるため、負担が大きくなります。

図を用いない文章による説明は正確ですが、一文だけだと情報量が足りないので多数の文を作成する必要があります。
その多数の文から成る文章を、相手は分解して一つ一つ解釈していく必要があり、負担となります。
また説明が不足している、分かりづらい等で文章の質が悪いと解釈違いが発生してしまいます。

解釈作業が終わると頭の中でその説明を整理する、すなわち全体像を構築する必要もあります。
ここでも文章の説明に不足があると自分で補う必要があるため、負担と間違いが発生します。

ここまでの作業を終わらせると相手は理解したとなりますが、その時の理解した内容は自分が理解している内容とは程遠いものになっていることがままあります。
良さが伝わらないとか、逆に過剰に期待してしまう等の問題が起きます。

図はひとまとまりで情報量が多いため、一見するだけで全体像の把握まで行えます。
相手が情報を解釈したり全体像構築したりするために考えずに済むので負担が少なく、また、誤解も減らせます。

理解して欲しいこと、特に成果などは図、数値で表せるならグラフにしましょう。図にすることが難しければ表でも構いませんのでまとめるようにしましょう。
図を一つにまとめることができず、複数の図になる場合は、それらのつなぎとして文章の説明を入れる必要があります。

ただし、図では正確さに欠けるという欠点はあります。
例えば、木の実がある絵を見ればそれが木の実だと誰でも一目で分かりますが、それがりんごなのかプラムなのか、はたまたトマトなのかは相手次第となります。
正確さを補うために別途詳細説明を添付しましょう。

正確さには欠けますが、その個所について相手と共通認識がとれていれば、逆に説明を省略することもできます。
例えば装置の一部を変更する場合だと、装置の全体図に変更箇所が分かるようにすれば、相手はそこだけ理解するだけで済みます。

会社だと往々にして伝言ゲームが発生します。
例えば現場→自分→取引先→自分→上司など。

この時、文章だと解釈や全体像構築の負担と誤りがその都度発生してしまいます。
それを防ごうと相手が使っている文章を使いまわすと、文章は自分で書けと怒られたりします。

一方、図だと使いまわしが許容されるケースが多いです。
加えて使いまわしていくうちに、説明に不足があれば誰でも追記することが容易なので洗練されていき、関係者の理解が深まっていくという効果もあります。

仕事、娯楽を問わず、コンテンツが文章→絵→動画と移り変わっていっています。
これは技術の発展に伴い大容量のデータ保管、送受信が可能になったためです。

絵や動画に慣れると文章の理解力は下がっていくので、文章による長々とした説明は不適切になってきています。
かといって、時代の流れには逆らえないので、時代に合わせて絵、できれば動画で説明できるようになりましょう。

仕事の進め方全般については以下をご覧下さい。

コメント