仕事の優先順位の付け方

この記事のでは仕事の優先順位の付け方を説明します。
新人さんから中堅、ベテランまで役に立つスキルとなります。
細かく仕事を分けていくと、新人さんでもすぐに複数の仕事を掛け持ちすることになるので早めに身につけましょう。

1 目次
2 【まとめ】優先順位の付け方
3 すぐにやること
4 納期、LT、重要度を明確にする
5 優先順位を付ける
6 リスト化して他人に見えるようにする
7 その他

【まとめ】優先順位の付け方

最初にまとめです。

上司からすぐにやれと言われたこと、メール等の返信はすぐにやる。
納期、LT、重要度を明確にし、重要度の高いものを優先する。
納期からLTを引いた仕掛日が差し迫っていた場合、優先順位を上げる。
リスト化し、仕事と断りたいとき、助けを求めたいときの説明に用いれるようにする。

すぐにやること

上司からすぐにやれと言われたこと。
何かの調査への回答や、システムへの入力、清算等があります。
メール、電話の返事。
回答の準備に時間がかかる場合、いつ頃になるかだけでも早く返事をしましょう。
相手はあなたに連絡が届いているのか気にしているので、ひとまず返信が来ただけでも安心します。

納期、LT、重要度を明確にする

優先順位を付けるためには納期、LT、重要度が必要となります。

全ての仕事の納期を明らかにしましょう。
具体的に何日の何時までなのかを明確にする必要があります。
時間的にタイトな場合があったり、相手の受付時間等があるためです。
LT、重要度によっては納期変更を相手に依頼しましょう。
間に合わない案件があり、その案件の納期を遅らせて貰ったり、その案件を優先させるために他の案件の納期を遅らせて貰ったり等です。
ここで大事なのは、自分だけで一方的に決めるのではなく、相手にちゃんと事情を説明して了解を貰いましょう。
納期に余裕があると思っていたら、相手側の状態が変わってタイトになっていることもあるかもしれません。
LTを明らかにする。
LTはLead Timeの略です。
作業に掛かる期間だったり、物を手配してから納品されるまでの期間です。
注意しなければならいのは、その前後に事務手続きの時間が必要なら入れておかないといけないということです。
重要度を明確にする。
あまり細かく分けても手間がかかるので、3段階に分けましょう。
社外対応がまず第1になります。
社外は顧客だったり取引先ですね。
顧客は当然ですが、取引先の対応も契約が伴っているので重要です。
取引先からの確認依頼等を後回しにして納期遅延に繋がりますので相手から取引を敬遠されることもあり得ます。
第2は部署外とのやり取りです。
部をまたぐと相手と調整、手続きが必要となり、時間を要したり急な変更が困難となるので、約束を守ることが重要となります。
第3は部署内でクローズする案件です。
例えば資料整理などです。