ビジネス文章に求められる要件

この記事ではビジネス文章に求められる要件を説明します。
普段の仕事でなかなか文章が書けなかったり、書いても書き直しを命じられて困ったりしていないでしょうか。
もしかしたらビジネス文章に必要な条件、すなわち要件がぼやけているかも知れません。
要件を明らかにすれば、それを満たすように書き始められますし、人に見せる前に自分でチェックが可能となります。
ビジネス文章に求められる要件を知ることで、文章を早く、修正も少なく作成できるようになりましょう。

1 【まとめ】ビジネス文章の要件
2 はじめに
3 娯楽文章とビジネス文章の特徴
4 ビジネス文章の要件
5 おわりに
6 参考文献

【まとめ】ビジネス文章の要件

最初にまとめです。

はじめに

文章にはプライベートでよく目にする娯楽文章と仕事でよく目にするビジネス文章があります。
娯楽文章とビジネス文章には異なる点がいくつもあります。
まずはそれぞれの特徴の違いを理解しておきましょう。
その違いを踏まえ、ビジネス文章に求められる要件を説明します。

娯楽文章とビジネス文章の特徴

娯楽文章とビジネス文章の特徴を比較すると以下になります。
文章は読み手ありきですので、読み手の視点に立って考えます。

娯楽文章の特徴

書き手を選べる
楽しむために、お金を払って、自分から進んで読む
いつ、どのくらい時間をかけて読んでもよい
読んだ後の理解が人それぞれでもよい
楽しんで終わりでもよい

ビジネス文章の特徴

書き手は選べないことが多い
仕事で、お金を貰うために、やむを得ず読む
必要な時に短時間で読まないといけない
読んだ後の理解が人によって異なっては困る
次のアクションにつなげる必要がある

ビジネス文章の要件

ビジネス文章の要件を整理すると以下のように分類できます。
ビジネス文章では読み手は書き手を選べないことが多いため、書き手がこれらの要件を満たして文章を作成することが求められます。

読み手、書き手が時間を要しないこと

読み手が短時間で必要な情報だけ得られる
書き手が短時間で書ける

理解しやすいこと

文章の主旨が明確で一貫している
全体像が掴める
1回読んで理解できる

論理的であること

説得力があること
論理の飛躍が無いこと

重要な情報だけ記憶に残ること

どこが重要か分かる
読んだ後に忘れない

おわりに

以上がビジネス文章に求められる要件です。
ビジネス文章は娯楽文章と異なり、やむを得ず読むものです。
限られた時間で理解し、次のアクションにつながらないといけません。
そのためには、文章から短時間で情報が入手でき、理解しやすく、論理的であり、重要な情報が何か分かるようになっていることが要件となります。