メモの取り方

この記事では新人さん向けにメモの取り方を説明します。
「メモなんて面倒だよ」という人向けに、メモのメリットから何を書けばいいのかまで説明します。

1 目次
2 【まとめ】メモの取り方の大切なこと
3 メモのメリット
4 メモの取り方
5 メモを取らなくてもよい場合
6 その他

【まとめ】メモの取り方の大切なこと

最初にまとめです。

相手にやる気をアピールする。
マニュアルがあるならその在り処を確認する。
後でマニュアル化できるように、各ステップへの分解と入出力を明確にする。
「何」、「いくつ」、「いつまで」、「誰」、「どこ」、「どのように」を明確にする。
最後に相手に確認する。
考え方を教えられているときは聞きに徹して理解を優先する。

メモのメリット

メモを取ることのメリットは以下の3つだと思います。

やる気アピールができる。
相手が付き合いの浅い人だと相手はあなたがどのような人か見ようとします。
その時にやる気に満ちた態度を示せるとその後の付き合いが容易になります。
相手はあなたの言っていること信じるのではなく、好感を持っている人を信じます。
言われたことの抜けを防ぐことができる。
記憶力に自信があっても、沢山言われたり、少ししたら忘れるものです。
また折角言ったのにメモをしていないと相手はいい気持ちがしません。
暫くしてからもう一度行うときに聞き直さなくてよい。
一度きりの業務というのは少ないもので、ほとんどの業務は繰り返し行います。
もう一度行うときにまた一から説明を受けては折角聞いた意味が無くなってしまいます。
早く一人前になるためにも何度の誰かに教えて貰うことは避けましょう。
そのメモをマニュアルにできたらベストですね。

メモの取り方

以下に要点をまとめました。

マニュアルの有無を確認する。
有るか無いかでその後の話をどこまで細かくメモとして残すかが変わります。
マニュアルがあるようでしたら、説明を受ける前に事前に一読しておいた方がよいでしょう。
まずはキーワード(名称)と矢印だけで書く。
全て書くことは速記ができない限りは不可能なので諦めましょう。
仕事は流れなので何がどう繋がっていくのかを抑えれば大丈夫です。
やることをステップに分ける。
どの仕事もステップに分割ができます。
例えば資料をwordで作成し、そのあとシステムに添付して出すなど。
段取りと呼ぶことかも知れません。
ここを間違えると手直しが大きいので注意しましょう。
これは手作業、これはoffice、これはAシステム、これはBシステムなどに分けます。
分け方はメモに枠を書いたり線を引いたりすればよいです。
またここをしっかり押さえると後で質問もしやすくなります。
ステップごとに納期とチェックの有無を確認する。
すぐにできそうなことでも納期は確認しましょう。
「すぐ」の長さがあなたと相手でずれているかもしれません。
またどこで相手のチェックが必要かも確認しましょう。
これで相手はあなたからの報告のタイミングが分かり安心します。
ステップごとの入出力を確認する。
該当ステップで何が入力として必要なのか抜け漏れが生じないようにしましょう。
例えば情報だったり、物だったりですね。
必要なものが無いと、手戻りして集め直しなので予定が狂います。
また、出力が何なのかも抑えましょう。
例えば書類だったり、完了の連絡だったり、物だったりですね。
こちらも抜け漏れが発生すると手戻りが発生しますし、何より納期近くで判明するので影響が大きくなります。
「何」を、「いくつ」、「いつまで」に「誰」、「どこ」に、「どのように」が明確になっているのか確認する。
「どのように」はあまり変わりませんが、「何」、「いくつ」、「いつまで」、「誰」、「どこ」は都度変わることが多いので注意しましょう。
マニュアルとのずれ。
マニュアルが十分に整理されていなくて古かったり、誤りがあったり、イレギュラーなケースが書いてなかったりするので、その点も把握しておきましょう。
最後にメモした内容を相手に説明して、合っているか確認する。
自分から積極的に確認を取ると、相手もあなたの理解度が分かり安心します。

メモを取らなくてもよい場合

たまにメモを取るよりも聞きに徹した方がよい場合があります。
その場合でもメモを取る姿勢は見せた方がよいでしょう。

仕事の指示には2種類あり、業務の仕方を教える場合と、考え方を教える場合がある。
業務の仕方は型が決まっているのでメモを取るが、考え方はケースバイケースのことなのでメモを取ることは難しいので聞きに徹する。
考え方はイレギュラーなことに、初めてのことついての対応であり、メモを取ってその通りにすればいいというものではないため、理解が重要となる。
考え方を身に着け、次にイレギュラーなことが発生したときに自分で考えて適切な判断、行動を行えればよいのである。
その判断、行動には絶対の正解がある訳ではない。フローの場合は間違えたら業務が止まる点と異なる。
この場合、大切なことは理解したことを、これこれこういうことですか、と相手に聞くことである。
また、話が終わった後に自分なりに整理して残しておくことも大切です。