打ち合わせが苦手で、やるときに緊張していないでしょうか。
苦手なのは事前準備が不十分なためかも知れません。
事前準備として目的を明確にしてから取り掛かると打ち合わせを上手く行うことができます。
事前準備で余裕を作り、緊張せず打ち合わせをできるようになりましょう。
目次
【まとめ】事前準備をしっかりやって打ち合わせを上手く進める方法
最初にまとめです。
はじめに
打ち合わせを上手く進めるためには事前準備が大切です。
打ち合わせの事前準備には3ステップあり、最初に①打ち合わせの目的を明確にし、次に②打ち合わせのお願い、最後に③打ち合わせ方法を具体化します。
打ち合わせが始まったら事前準備通りに進め、終わったら関係者に事前の想定通りになったのか結果を連絡しましょう。
以降で順に説明します。
打ち合わせの事前準備①：打ち合わせの目的を明確にする
打ち合わせの目的を明確にするには、打ち合わせをなぜ行うのか、何を話し合い、誰が参加し、結果がどうであればいいのかを考えます。
打ち合わせがぼやけたものにならないように、打ち合わせをなぜ行うのかという趣旨、何を話し合うのかという議題を明確にします。
趣旨と議題が明確になると誰に参加してもらわないといけないのかが自動的に決まります。
趣旨、議題について参加者からどのような返事を結果として貰えたらよいのかも考えます。
ここで明確にした目的は後のステップで必要となります。
打ち合わせの事前準備②：打ち合わせのお願いをする
打ち合わせのお願いをするときは、参加者へ打ち合わせの趣旨と議題を送り、どこで・どのように、いつやるのかを詰めます。
参加者に打ち合わせの趣旨と議題を送り、打ち合わせの必要性について認識を合わせます。
議題に追加や変更がないかも合わせて確認しましょう。
どこで・どのように、いつやるのかを詰めるには、自分から複数の候補を提示します。
どこで・どのようには、確保できる会議室やリモートでやるのかを書きます。
いつやるのかは、可能なら相手の予定を事前に確認し、それに合わせて提案するようにしましょう。
打ち合わせのお願いはなるべくメールで送るようにします。
返事がない場合は電話をかけて参加可能か確認しましょう。
打ち合わせの事前準備③：打ち合わせ方法を具体化する
打ち合わせ方法を具体化するには、来客/訪問/リモート、それぞれのケースで手続きの確認と申請をしたり、使用機材を準備したりします。
相手が社外の人で打ち合わせのためにこちらに来る場合は、会社の受付に事前連絡する等の手続を行います。
やったことが無くてよくわからない場合は上司に相談しましょう。
セキュリティが厳しい会社・役所だとPCの持ち込みやネットワーク機器の使用が制限される場合もありますので、事前に確認して相手に伝えておきます。
自分が相手側に訪問する場合、初めてだとアクセス方法や入門手続きが分からないと思いますので、先方にきちんと聞きましょう。
入門時に訪問相手の名前、所属、内線番号、目的等の記入を求められることが多いので、忘れずにメモを持っていきます。
また、相手側でPCや通信機器の使用が可能なのかも事前に確認しておきましょう。
リモートで行う場合、使用するソフトの整合を行います。
相手もしくは自分が使用したことのないソフトでしたら、打ち合わせ前に一度接続確認を行っておきましょう。
また、当日にPC、マイク、スピーカー等の機器の不具合が起きても対応できるように、代替方法の検討もしておきます。
打ち合わせの進め方
打ち合わせの進め方は、事前に連絡した議題について説明と質疑を行った後、何らかの結論を必ず出すようにします。
議題の順番は打ち合わせを始める前に再度確認し、変更の希望があれば柔軟に対応しましょう。
質疑の際にその場で回答できなかったり、別途作業が必要だったりすることについては、アクションアイテム(AI)として必ず記録します。
それぞれの議題で何らかの結論、例えば了解して貰えたのか、必要な資料/数字を貰えたのか、保留になってしまったのかをはっきりとさせます。
打ち合わせ後に何のために話し合ったのか分からない、なんてことが起きないようにしましょう。
打ち合わせの最後に結論とAIについて相手と認識合せをして打ち合わせは終了です。
打ち合わせ後にやること
打ち合わせ後にやることは、関係者へ打ち合わせの結果を連絡することです。
打ち合わせに上司が同席していなければ、まず上司へ速報を出します。
速報では事前準備で予想した結果通りになったのか否かと重要度が高いAIを出します。
その他の関係者へも問題の有無について早めに連絡を送るようにします。
議事録はその後で構いません。
おわりに
以上が事前準備をしっかりやって打ち合わせを上手く進める方法です。
最初に打ち合わせの趣旨、議題、参加者、期待する結果を具体的に考え目的を明確にします。
次に参加者に打ち合わせの依頼をし、どこで・どのように、いつやるのかを詰めましょう。
最後に打ち合わせの方法を具体化し、手続きだったり使用機材の準備をしたりします。
打ち合わせでは目的の議題について話し合い、結果を明確にします。
打ち合わせ後にはそれぞれの議題に対する結果とAIを関係者に連絡しましょう。
その他
仕事の進め方全般については以下をご覧下さい。
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