この記事では議事録の取り方、まとめ方を説明します。
打合せで新人さんが任させる最初のお仕事です。
打合せで新人さんが任させる最初のお仕事です。
【まとめ】議事録の取り方、まとめ方
最初にまとめです。
- 打合せ結果の整合、共有、記録のために議事録はちゃんと残す。
- 打合せ時は会話内容を全て残すことは不可能なのでキーワードを中心に、誰が、何の件で発言/応答したのかを残し、後で思い出せるようにする。
- 議事録は質問に対して応答が対応するようにし、質疑応答とは別にまとめとAIを別出しする。
議事録の必要性
議事録の必要性は以下の通りです。
重要性を認識して作成しましたよう。
- 打合せの場では認識があっているようでも、言葉として起こすとずれていることがある。
結果を整合するためにも作成した方がよい。 - お客さんとの打ち合わせは、必ず議事録を残さなければならない。
後で同じ話をもう一度聞かせてください、と言われて気持ちよくなる人はいない。
また、なかなか会えないケースも多い。 - 複数人が集まるため、打ち合わせ時間×参加人数分の工数がかかります。
それだけの費用を消費しておいて、記録が残っていなくて後で認識がずれ、再度打ち合わせとなったら目も当てられません。 - 打合せに参加できない人もいるため、社内での情報共有に用いることができる。
議事録の取り方
打合せ時の取り方は以下となります。
- 事前に打ち合わせの目的、議題を把握し、資料等を一瞥しておく。
目的と議題については絶対に議事に残す必要があるため、意識を集中できるようにする。
また、資料等を読んで打合せ内容を理解しておくと記録しやすくなる。 - 最初に参加者を記録する。
名前がわからない場合は、座席のレイアウトを書いておいて、記号を割り振るだけでも良い。
打合せ後に同席者に確認をする。 - 打ち合わせは濁流のごとく話が進むのでまとめることはできない。
聞き取れなかったら諦めて、今の話を書いた方がよい。
まとめは打合せ後に行う。 - 最初はキーワードだけでも書く。
意味が分からなくても書く。
何も書かないと、後で何も文字を起こせなくなる。
ミミズみたいな字でも可。 - 発言内容に対して発言者もセットで残す。発言者の名前を毎回書いていると時間がないので、参加者に記号を付けておき、その記号を残す。
- 手書きだと漢字は時間を食うのでカタカナ表記にするとよい。
どこまでカタカナにするのかは個人の加減もあるので、何回かやってみて丁度いい塩梅を探るとよい。
大切なのは自分のルールを決めて、打ち合わせ時に迷わないようにすることである。
この件だけではなく、一般に作業を高速化するには迷わないよう手順を決めましょう。 - PCに打ち込む場合、専門用語は事前に登録しておく。
- 発言した通りに記録し、入れ替えたりはしない。
- AIに関わることは必ず残す。
AI(Action Item)すなわち課題は、議題に含まれておらず、打ち合わせ時に発生したことであるため、必ず残さなければならない。 - 思い出すためのトリガをメモるのが良い。
例えば時刻、ページ、お題、誰が、キーワード、である。 - メモができないのは、議論が白熱する場合である。
それ以外は会話のキャッチボールが短くゆっくりなのでメモることができる。 - ついていけない場合は、何の件で、どの資料のどのページで、誰と誰が話していたのかは絶対にメモる。
で、最後に結論が出れば結論を書いておく。
後で文字起こしが必要か確認し、必要な場合は当事者に確認を取る。
会話が早くてついていけないと正直に言えば、普通の人ならどういう会話だったのか教えてくれる。 - どの打合せでも最後に今後の予定について話すので、そこも忘れずに記録する。
議事録のまとめ方
打合せ後に議事録として整理する方法は以下の通り。
- 何に関してか、どの資料のどのページについての質疑応答なのか分かるようにする。
- 質問に対しての回答になっているようにする。
これができていないケースは結構あります。 - 質疑応答の前にまとめとAIを別だしする。
まとめについては打合せの目的、議題に対応した結果を書く。
その他
仕事の進め方全般については以下をご覧下さい。
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