この記事では依頼の出し方について説明します。
【まとめ】依頼の出し方
最初にまとめです。
- どの依頼でも上司にまずは相談し、出していいか了解をもらう。
- 依頼を出す先が同じ課内、課外、部外、社外と、外になるにつれて手続きが増えて時間を要する。
担当者間の事前調整を正式な依頼前に余裕をもって行う。 - 依頼内容の他に依頼方法も関係者に確認を取る。
- 社外への依頼は発注となり、発注後の変更は別途費用が発生するため、発注前に誤り、抜け、漏れが無いようにする。
依頼の出し方は相手の所属によって変わる
依頼を出す相手がどこに所属しているかによって、何パターンかに分けられる。
基本的に内から外に行くほど手続きが増えて面倒もかかるようになる。
以降で、同じ課内、違う課、違う部署、社外の４つのパターンについて説明をします。
同じ課の人への依頼
- 依頼内容がその人の担当業務だと事前に上司から聞いている場合はその人に直接依頼する。
依頼したことは終礼、日報、メール等で上司に報告をする。 - ただし、相手が派遣社員の場合は、絶対に上司を経由する。
派遣社員へ指示ができるのは指揮命令者である上司だけなので、ルールを守りましょう。 - 依頼内容がその人の担当業務外の場合は、依頼していいか上司に相談をしてから依頼します。
ある程度慣れてきたら担当同士で事前に調整することも増えますが、依頼前には絶対に上司の了解を貰って下さい。
違う課の人への依頼
- ここから依頼のために打ち合わせが必要になることが多い。
打合せが必要ということは、すぐに依頼を実行してもらうことはできず、時間を要するということであると理解しておこう。
また作業に要する工数をどの費用で処理するのかも決めておく。 - まず課長に依頼内容の相談をして、あなたの課長と先方の課長同士で依頼を引き受けてもらえるか調整をしてもらいます。
責任者が異なるので、この手続きはマストになります。
案件が定型業務だったり、簡易なことだったらあなたが先方の課長に直接調整しに行くこともあります。 - 依頼内容が曖昧で本当に引き受けてくれるのかわからない場合は、事前に担当さんに相談しておくのがよいでしょう。
その時でも相手には、これは事前の相談であり正式な依頼は課長を通す、と言っておきます。
違う部署の人への依頼
- 部署を跨いだ依頼は高確率で書類が必要になってきます。
書類作成、確認依頼、捺印を貰ったり、ワークフローで稟議を回したりという手間が増え、さらに時間を要します。
急な依頼とならないよう注意しましょう。 - 上司に依頼することを説明してから、担当者間で事前調整をする。
いきなり上を通していくと、逆に下の方の人がそんな話を聞いていないとなり、通じが悪くなることが多い。
担当者がわからない場合は、その担当部署の課長さんに事情をある程度説明し、担当者を紹介してもらいましょう。 - 内容がある程度整合できたら、依頼のために書類が必要か確認する。
社外への依頼
- 社外への依頼方法は契約形態によるが、ここでは売買と外注の2つを説明する。
- 売買の場合、見積書を取引先の営業さんから貰い、社内の購買手続きを経て発注する。
- 社内と異なり、社外へ発注後の変更は契約変更となり、大体の場合費用が別途発生するので注意すること。
- 内示は絶対に行わないこと。
取引先が気を利かせて手配を進めましょうかと言ってきたりもするが、絶対に発注されるまで手配を進めないように言いましょう。
特にメールは文字として残るため、内示と受け取られることは書かないようにしましょう。 - 見積書に漏れがないか注意する。
部品の型番、数量、指定単位などはすべて合っていますか？
付属品、オプションの指定漏れはありませんか？
リードタイムは記載されていますか？
輸送費は含まれていますか？
経費は含まれていますか？それとも別途請求ですか？
税込み価格ですか、税抜きですか？ - 見積書の期限にも注意する。
社内手続き中に切れると手続きが差し戻しになるので、心配なら手続き前に見積書を取り直しましょう。
見積書に期限が書いていない場合、いつまでに発注すればよいのかを取引先に確認すること。 - 外注の場合、見積書を作成する前に図面だったり、依頼内容をまとめた仕様書を作成する必要があります。
それを取引先に提示して、受注してくれるか、納期はいつかを調整します。
その後、図面や仕様書をもとに取引先が見積書を作成します。 - 外注の場合、図面や仕様書に記載のない指示はできません。
どうしても指示したい場合は、図面や仕様書を改版して契約変更をしましょう。
ただし、費用は別途発生します。
その他
仕事の進め方全般については以下をご覧下さい。
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